Description du poste

Contexte et missions :
Au sein du service Formation Continue de l'UFR Santé de Poitiers, vous assurerez le suivi administratif des formations.
Vous aurez pour missions :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes du service de Formation Continue en Santé
Veiller à la bonne organisation des sessions de formations.

Activités principales
Accueillir, orienter et informer les divers publics et interlocuteurs
Appliquer et/ ou faire appliquer une réglementation du domaine d'activité : Formation continue
Appliquer les procédures, modes opératoires liés à l'activité du service et participer à leur mise à jour
Renseigner et suivre les bases de données dédiées à la gestion
Suivre les dossiers administratifs et financiers dont il a la charge et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes : Participer à l'organisation des examens.

Profil recherché :

Savoirs
Connaissance de l'environnement administratif
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication

Savoir-être
Réactivité
Sens de l'organisation
Sens de la confidentialité
Capacité d'adaptation

Savoir-faire
Utiliser les outils bureautiques
Accueillir les publics concernés
usagers et enseignants en Formation continue
Savoir rendre compte
Travailler en équipe

Diplôme : CAP, BEP
Domaine de formation souhaité : Administration, Scolarité
Expérience : Débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
Contraintes temporelles : Contraintes de calendrier

Durée du travail

35H Travail en journée - heure/semaine

Compétences requises

- Classer des documents
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils numériques
- Mettre à jour un dossier, une base de données

A propos

Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Niveau étude

CAP, BEP et équivalents

Expérience

Débutant accepté