Description du poste

Contexte et Missions :
Au sein du service Direction-Affaires Transversales de l'UFR Santé de l'Université de Poitiers, vous aurez pour missions :
Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :
Préparer les travaux des instances de gouvernance et de différents conseils et en assurer la mise en œuvre et le suivi des décisions
et faire le lien avec la communauté IRIS Instances de l'UFR
Accueillir, orienter et informer les divers publics et interlocuteurs
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
Suivre les dossiers administratifs et financiers dont il a la charge et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

Profil recherché :

Savoirs
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels

Savoir-être
Réactivité
Sens de l'organisation
Polyvalence
Sens de la confidentialité

Savoir-faire
Concevoir des tableaux de bord
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADE-UP planning, wordpress

Diplôme : CAP, BEP
Domaine de formation souhaité : Communication, administration
Expérience : Débutant(e) accepté(e) (expérience inférieure à 2 ans)

Durée du travail

35H Travail en journée - heure/semaine

Compétences requises

- Classer des documents
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils numériques
- Mettre à jour un dossier, une base de données

A propos

Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Niveau étude

CAP, BEP et équivalents

Expérience

Débutant accepté