Description du poste

Le Département de la Vienne recrute par la voie contractuelle pour une période de 3 mois, un.e assistant.e administratif.ve auprès de la Direction Générale Adjointe des Solidarités située 39 rue de Beaulieu à Poitiers.
La personne recrutée sera rattachée :
- Pour 1 ½ temps au Directeur Enfance Famille
- Pour 1 ½ temps à la responsable du service des établissements et du schéma de l'enfance

Les activités :

Gérer le secrétariat du Directeur Enfance Famille :
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d'agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Gestion du temps de travail sur l'application dédiée
- Suivi des fiches hebdomadaires des services
- Mise à jour des organigrammes de la direction
- Suivi administratif des stagiaires de la direction
- Transmettre les frais de déplacements à la signature du directeur
- Organiser des évènements, colloques, formation : réservation de salles, coordination de l'organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence.
- En binôme avec le secrétariat ASE :
- Remplissage du tableau de rémunération des astreintes en lien avec le secrétariat ASE
- Mise à jour du tableau de gestion des places ASE
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l'astreinte ASE
- Téléphone lors des absences

Missions relevant du service des établissements et du schéma de l'enfance
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d'agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Gestion du temps de travail sur l'application dédiée
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Organisation matérielle pour les nouveaux arrivants : informatique, fournitures..
- Saisir les rapports présentés aux élus sur le logiciel dédié
- Informe les établissements, lieux de vie et d'accueil et services de changements de réglementation et informations générales, en lien avec la responsable du service
- Suivre l'activité mensuelle des établissements et services
- Organiser les appels à projet
- Traiter des demandes de subventions : analyse des demandes, rédaction des rapports, suivi des conventions, en lien avec la responsable du service été le Directeur Enfance Famille
- Traiter les demandes d'extrait de casier judiciaire des salariés des établissements et lieux de vie et d'accueil
- Suivi du dépôt des Evènements Indésirables Graves
- Présenter les arrêtés et conventions au contrôle de légalité et les diffuser
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l'astreinte ASE
- Prend en charge l'archivage des dossiers du service, en lien avec les autres agents
- Organiser les séances de l'Observatoire Départemental de la Protection de l'Enfance : réservation de salles, coordination de l'organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence.

Durée du travail

39H Travail en journée - heure/semaine

Compétences requises

- Gestion administrative du courrier
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- accueil téléphonique et physique
- Bonne maîtrise de l'outil informatique

A propos

Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Expérience

12 Mois