Description du poste

Notre association recrute un.e secrétaire d'un service mandataire à la protection des majeurs.

Vos Missions - Activés :

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET PHYSIQUE :
- Assurer le secrétariat téléphonique sur les heures d'ouverture du standard
- Accueillir, conseiller et diriger les personnes en fonction de leurs demandes

GESTION DU COURRIER (papier et numérique) ET AUTRES INFORMATIONS :
- Réceptionner, traiter, diffuser, envoyer et classer le courrier ou toute autre information. (courrier associatif et courrier des majeurs protégés)
- Dactylographie, photocopie, télécopie, messagerie

SECRÉTARIAT DE SERVICE MANDATAIRE A LA PROTECTION DES MAJEURS :
- Organiser les dossiers individuels de chaque majeur protégé : classement, archivage, mise à jour logiciel majeurs (Proxima), scan
- Rédiger des courriers à la demande des autres professionnels (Direction et Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs)

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Horaires adaptés aux permanences d'accueil
Moyens : Ordinateurs, Accès au serveur informatique, Photocopieur, Scanner, Internet et messagerie électronique, Téléphone-standard, Logiciels bureautiques et autres.

RELATIONS DU POSTE :
Responsable hiérarchique : Directeur
Réseau : Différents partenaires, à savoir les établissements accueillant les majeurs protégés, les divers services administratifs (CAF, MSA, CPAM, mairies, MDPH, Conseils généraux, Compagnies d'assurances, )

COMPÉTENCES :
- Connaitre les méthodes de classement et d'archivage
- Maitriser les logiciels de bureautiques : Word, Excel, Internet...

FORMATION - DIPLÔME :
BAC PRO secrétariat ou BTS secrétariat

Pour postuler, merci de nous transmettre un CV et une lettre de motivation.
date de prise de poste du 1er juillet au 1er aout inclus

Durée du travail

35H Autre - heure/semaine

Compétences requises

- Gestion administrative du courrier
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Diplomatie
- S'exprimer clairement
- Organiser
- Partager au sein du service
- Accueillir, informer
- Discrétion
- Communiquer en interne
- Travailler en équipe
- Aisance relationnelle
- Esprit d¿initiative

A propos

Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif. Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Niveau étude

Bac+2 ou équivalents

Expérience

6 Mois - sur un poste similaire