Description du poste

La Communauté de Communes du Haut-Poitou recrute un agent d'accueil / assistant administratif pour renforcer son pôle accueil physique et téléphonique.

Emploi contractuel à temps complet sur 5 mois.

Sous la responsabilité de la Directrice des services à la population et de l'attractivité, vous menez les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES (pour l'ensemble de la structure)

- Accueil physique des administrés, partenaires institutionnels, élus, fournisseurs. : questionnement sur l'objet de la demande et orientation vers le service compétent

- Gestion du standard téléphonique : prise des appels des administrés, partenaires institutionnels, élus, fournisseurs, . : questionnement sur l'objet de la demande, vérification de la disponibilité de service concerné, transfert de l'appel ou prise de message

- Courrier postal entrant : Ouverture, enregistrement, numérisation et distribution aux services

- Courrier postal sortant : Dépôt quotidien au bureau de Poste (situé en face du siège de la communauté de communes)

- Boîte mail générale : transfert des mails entrants au(x) service(s) concerné(s)

- Envoi de mailings

MISSIONS SECONDAIRES (pour les élus, la direction générale et la direction des services à la population et de l'attractivité)

- Assistance dans l'organisation et le fonctionnement général des directions

- Organisation et planification de réunions, rendez-vous et déplacements professionnels

- Mise en forme, mise en validation et en signature, enregistrement, numérisation et envoi de documents administratifs divers

- Suivi des invitations reçues


QUALIFICATIONS REQUISES

- De formation Bac minimum et une première expérience serait un plus


COMPETENCES TECHNIQUES ET SAVOIR-FAIRE

- Organisation et Rigueur : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais

- Maîtrise des Outils Informatiques de bureautique, outils collaboratifs et boites mail

- Communication : Aisance relationnelle pour l'accueil et la gestion des interlocuteurs internes et externes

- Polyvalence : Adaptabilité aux différentes tâches administratives


QUALITES RELATIONNELLES ET SAVOIR-ETRE

- Sens de l'écoute et de l'empathie
- Capacité d'organisation et rigueur
- Discrétion professionnelle
- Adaptabilité
- Disponibilité


CONDITIONS D'EXERCICE

- Résidence administrative : Neuville de Poitou
- Horaires de travail : lundi au jeudi : 9h - 12h30 et 13h30 - 18h + vendredi : 9h - 12h30 et 13h30 - 17h
- RTT
- Rémunération statutaire selon profil
- Poste à pourvoir dès maintenant


Pour toutes précisions complémentaires, vous pouvez contacter Aurélie IZORÉ, Directrice des services à la population et de l'attractivité ou Laure HERNOUX, Chargée des ressources humaines, notamment par courriel : recrutement@cc-hautpoitou.fr / 05 49 51 93 07

Adressez une lettre de motivation et un CV détaillé, accompagnés d'une copie du dernier arrêté de position administrative (le cas échéant) à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes du Haut-Poitou, 10 avenue de l'Europe, 86170 Neuville-de-Poitou.

Durée du travail

35H Autre - heure/semaine

Compétences requises

- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Classer des documents
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Organiser des déplacements professionnels
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils numériques

A propos

Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise). Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif. S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

Niveau étude

Bac ou équivalent

Expérience

12 Mois